小熊秘書與竹竹波司的工作室

一直以來，我都覺得製作簡報（指powerpoint）和簡報（指短時間的重點報告）本身都不是一件容易的事。於是今天晚上，我與朋友們決定去參加一場簡報工作坊【簡報有什麼好說？】，這場工作坊由兩位簡報專家擔任講者，分別是劉亮與王孜甯，孜甯也是竹竹波斯研究所的學姊，我們因此得知這個工作坊資訊。

兩位講者對於簡報的風格非常不同，劉亮講求脈絡性與上台之前的準備工作，孜甯則採用心理學的理論，著重於簡報內容的邏輯與資訊清晰度，於文章中段我再來詳述兩者講述的內容與分享我自己的心得。

工作坊舉辦在台師大附近的小巷弄中，一間叫做「議題製作所」的地方，聽說這裡還時常舉辦烹飪相關課程呢！（不過製作所地方很隱密，讓我們差點找不到位置XD）

製作所內部有木質桌子、玻璃落地窗，給人一種簡約自在的感覺，活動附上紅茶可自由飲用，場內的許多人似乎都互相認識，我猜想應該都是講者的親朋好友吧！（我們自己明明也是XD）

▼製作所內部空間

簡報的目的是清楚簡潔的溝通

講者一：劉亮

劉亮認為簡報的目的在於清楚簡潔的溝通，而ppt或影片等等，只是簡報者使用的輔助工具，不可捨本逐末。我認為以這段話作為今天主題的開場真是再好不過。

劉亮認為有幾個原則必須先掌握，第一：需掌握個人表達能力，每個人不同，適合方式也不同。第二：觀眾是聽講者說話，而非來看ppt。

接著，劉以一場簡報的整體步驟順序來說明，底下分享我今天在工作坊聽到的幾個重點：

Step1.構想：注意三件事

1. 說話速度

可以用150字/mins 來估算一場簡報大約的講話字數，藉此估計講稿的量。

（例如：一場20分鐘的簡報，大約可以有3000字，那就先準備約3000字的講稿，將不重要資訊刪除，再依據講稿製作ppt。）

2. 時間分配

共有兩種參考形式，

第一種是「引言、重點一、重點二、重點三、結論」；

第二種是「主張、理由、具體事例、結論」。

3.自由書寫：想到什麼就寫什麼，最後再整理成講稿。（亦可以採用說故事的方式）

  ✔  幫助有效集中思緒

  ✔  回溯思考路徑的線索

  ✔  做想過與沒想過的檢核

Step2.包裝

包裝的重點在於視覺化，如果過於單調的圖，可以先去背，再做雙層次的呈現（這個部分比較難用言語表述，可參見下方範例）。

另外，可以將整張投影片的構圖依照攝影的三分法則來做，突顯重點。

Step3.呈現

最後一步，就是即將上台演出之前，可以事先彩排，增加熟練度，彩排時也可以適時加入肢體語言的演練。

講者最好能夠提早到達現場，確認器材和場地的情況。

事前也可以先收集聽眾資訊，修正簡報內容或互動方式。

在演出過程中可以安排巨星時刻，讓觀眾留下深刻印象。

◎巨星時刻：指整場簡報的亮點，可以用實體物件或個人擅長的表演呈現。

整體而言，劉將簡報視為一場show，上場前從構思內容開始，依循步驟，到最後完成簡報並上台呈現等等都是簡報的環節。

▼單一圖片的雙層次呈現（投影片內資料來自維基百科）

PowerPoint不只要有Power，還要有Point

講者二：王孜甯

孜甯主要將簡報定位在投影片（powerpoint）的製作，主要關注製作效率和視覺化問題。

她以認知心理學的認知負荷理論出發，說明雜訊和資訊不同，以及其對應的處理方式。

◎認知負荷理論（Coginative Load Theory）：指每個人大腦的工作記憶（working memory）容量有限，當人們從事認知活動時，會使用一定的認知資源，當認知資源使用過多，就會產生認知超載的情形。

簡言之，就好像每個人的大腦都有一個固定的容量（每個人的容量大小不同）（空水杯），當你在思考所接收到的訊息時，就會用掉這個容量（加水），當訊息過於複雜時（水加太多），使用容量就會不夠用（水溢出）。

首先，我們需要先將投影片裡的資訊分成雜訊與資訊。

   ☛  雜訊：指與學習內容無關的訊息，通常稱為外在認知負荷，因為人們使用了多餘的認知資源。

   ☛  資訊：指與學習有關的訊息，通常稱為內在認知負荷，因為人們使用了必須的認知資源。

當雜訊過多的時候，我們應該減少雜訊。當資訊過多的時候，我們應該管理資訊。

我們可以根據不同情況，將投影片內容做不同的處理，以下分兩種情況說明：

1.雜訊過多，減少雜訊：

  ☛  連貫原則（Coherence）：刪減無關元素，例如：多餘的顏色、邊框、無關文字等等。同時可以用遮罩、霧化等方式減少無關元素，但保留整體感。（可見下方圖片範例）

  ☛  接近原則（Contiguity）：拉近相關圖文/資訊，盡量做到圖文整合，避免觀眾眼睛移來移去。

2.資訊過多，管理資訊：

  ☛  分段原則（Segmenting）：分出區塊，將不同類型內容做區隔，例如：將說明與舉例分開用不同顏色或背景標示。

  ☛  信號原則（Signaling）：指出重點，利用大小、顏色、方向、圈選、背景的差異等方式，凸顯重點。

最後，孜甯還推薦了許多好用的網站，以下一併提供給大家參考囉：）

⦿  freepik：有許多免費，但解析度高的好圖可以使用。

⦿  Flaticon：有許多免費的icon可以使用。

⦿  LibreStock：有許多免費，但解析度高的好圖可以使用。

⦿  Nippon Colors：有許多日本色的色號可以參考。

⦿  The Stocks：圖庫整合網頁。

⦿  OfficePlus：沒有風格設計靈感時可以參考。

⦿  商業簡報網：有許多簡報相關資訊與課程。

⦿  Canva：沒有風格設計靈感時可以參考。

⦿  簡報藝術烘焙坊：有許多簡報結構安排的介紹與課程。

整體而言，孜甯強調投影片的製作，並且讓聽眾透過投影片的輔助可以很快抓到重點，她說：「我自己是freestyle，投影片做完，我基本上就可以講。」

▼半透明遮罩使用，將一張投影片拆成多張，投影時可以看到動畫效果

  （投影片中的文字內容來自維基百科）

▼使用原則架構圖

每個人風格不同，要找到最適合自己的方法

我回想自己製作簡報的經驗，似乎跟孜甯比較接近，我會事先在腦海構思整體架構（有時會寫在紙上），然後就依循講解思路直接開製作簡報，做完通常就可以依照自己的思路去講，比較少花時間在講稿或文字的準備上，不過最後我還是非常認同劉亮的開場「投影片只是溝通的工具，每個人風格不同，所以還是要找到最適合自己的方法」，希望每個人都能琢磨出自己的一套簡報方式，然後不斷精進它！！！

▼最後附上一張與講者的合照

文/小熊秘書

圖/小熊秘書